En daarmee doel ik op het team. Van een team met collega’s dat elkaar vrijwel dagelijks ziet, regelmatig samen aan de vergadertafel zit, maar ook tijdens de lunchpauze of bij de koffieautomaat of kopieerapparaat elkaar tegenkomt, zijn we nu ineens allemaal thuiswerkers geworden. Thuiswerkers met af en toe een online-meeting. Geen zicht op wat de ander doet, lastiger om teamafspraken te maken en een leidinggevende die ineens voor een hele nieuwe uitdaging staat ; hoe geef ik leiding aan een team op afstand?
Het is een team maar zo voelt het even niet.
Voor- en nadelen van thuiswerken
Een zoektocht op google brengt de nodige voor- en nadelen aan het licht.
Online vergaderen wordt door velen gezien als een groot voordeel van werken op afstand. Deze vergaderingen lijken efficiënter te verlopen dan live. Ze worden strakker geleid dan aan de vergadertafel, er wordt niet door elkaar gesproken en men zegt alleen het hoognodige.
Het nadeel laat zich hiermee ook aanwijzen. Je loopt sociale contacten mis, hoe gaat het nu écht met je collega? Lichaamstaal, waardoor je kan inschatten hoe die ene opmerking nu echt bedoeld is, ontbreekt. Misverstanden ontstaan en worden niet na de vergadering even met elkaar besproken op de gang.
Grens tussen werk en privé vervaagd
Op kantoor is het makkelijker ‘iets tegen je manager aan te houden’, fysiek te tonen hoe hard je aan het werk bent. Nieuwe collega’s hebben tijd nodig om ingewerkt te worden. Voor hen valt het niet mee om in de nieuwe organisatie hun plek te vinden en te ervaren wat tot hun takenpakket hoort. Zij hebben extra ondersteuning nodig.
Thuiswerkers blijken eerder geneigd om ook in de avonduren of het weekend nog werkzaamheden te verrichtten. Als je het kantoorpand verlaat dan is normaal gesproken de werkdag afgesloten. Werk je op afstand dan is het verleidelijk om langer door te werken en continu bereikbaar te willen zijn. De grens tussen werk en privé vervaagd. Parttimers zijn in de normale werksituatie slechts een aantal dagdelen per week fysiek aanwezig. Nu zij thuis werken vervagen deze werktijden en wordt er veel vaker een beroep op hen gedaan buiten hun werkuren.
Wat kun je eraan doen om het contact met elkaar niet te verliezen en de werkdruk acceptabel te houden ?
- Begin meetings eens met een persoonlijk vragenrondje.
- Denk eens aan een virtueel koffiemoment. Juist de sociale momenten op kantoor zoals borrels, verjaardag vieringen en koffiemomentjes zorgen voor het gevoel van saamhorigheid en onderling vertrouwen. Ondanks de fysieke afstand kun je nog steeds sociale momenten inplannen gedurende de werkweek om de sfeer goed te houden.
- Maak een whatsapp-groep voor nutteloze en grappige dingen. Spreek af dat deze groep niet wordt gebruikt voor relevante informatie, anders geeft dit juist stress omdat je dan alles zou moeten volgen en teruglezen uit angst dat je iets belangrijks mist.
- Geef als manager het goede voorbeeld. Het helpt om duidelijk te communiceren over je grenzen en te zorgen dat je medewerkers dit ook doen: ik ben vandaag tot 18.00 uur bereikbaar, stuur me een WhatsApp voor urgente zaken. Respecteer de timing van je mensen, en werk zelf ook binnen werktijden. Mails in late avonduren of op zondagochtend kunnen je medewerkers het gevoel geven deze ook op elk tijdstip te moeten beantwoorden.
- Wees 100% aanwezig tijdens de virtuele vergaderingen en draag bij in de communicatiekanalen.
- Tot slot: er komt een tijd dat we elkaar weer kunnen ontmoeten. Wellicht is het een goed idee om met elkaar een teambuildingsactiviteit te organiseren. Elkaar weer tegenkomen, wellicht de lucht klaren of onduidelijkheden naar elkaar uitspreken. Coaching met inzet van paarden kan daar een hele goede methode voor zijn. Paarden leven in het hier en nu en houden je een spiegel voor waar je als team veel van kunt leren. Zij zijn namelijk meester in het juiste kuddegevoel en samenwerking met oog voor elkaar.
